摘要：數(shù)字技術(shù)作為社會(huì)進(jìn)步與轉(zhuǎn)型的引領(lǐng)力量，正帶領(lǐng)整個(gè)社會(huì)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向加速演進(jìn)。本文通過(guò)認(rèn)識(shí)和分析數(shù)字環(huán)境下的檔案及其管理實(shí)踐演化邏輯，揭示當(dāng)前檔案管理理論和實(shí)踐方面存在著的認(rèn)知偏差。在此基礎(chǔ)上，提出檔案整體管理理念與方法。冀望在數(shù)字時(shí)代，檔案能堅(jiān)守初心，不斷拓寬學(xué)術(shù)視野，融入國(guó)家數(shù)據(jù)治理體系，提升檔案數(shù)據(jù)服務(wù)能力和要素流通能力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字環(huán)境；數(shù)字技術(shù)；檔案管理；檔案數(shù)據(jù)；整體觀

0  引言

發(fā)軔于20世紀(jì)50年代的信息技術(shù)革命，在經(jīng)歷了半個(gè)多世紀(jì)的擴(kuò)散和普及之后，正推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)入一個(gè)新時(shí)代——數(shù)字時(shí)代^[1]。習(xí)近平總書記指出：“數(shù)字技術(shù)正以新理念、新業(yè)態(tài)、新模式全面融入人類經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明建設(shè)各領(lǐng)域和全過(guò)程，給人類生產(chǎn)生活帶來(lái)廣泛而深刻的影響”。面對(duì)數(shù)字環(huán)境的發(fā)展變革，全面認(rèn)識(shí)和分析檔案及其管理實(shí)踐的演化邏輯，在堅(jiān)持檔案學(xué)核心理論認(rèn)知和傳統(tǒng)理論傳承創(chuàng)新的前提下，做出適應(yīng)性的理念和方法闡釋顯得尤為重要和迫切。

1  數(shù)字環(huán)境下檔案及其管理實(shí)踐的演化邏輯

檔案作為人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄各種信息的載體，必然隨著人類社會(huì)的數(shù)字化變革而發(fā)生變革，主要體現(xiàn)在記錄方式的數(shù)字化與載體的數(shù)據(jù)化，以及由此導(dǎo)致的檔案及其管理實(shí)踐的數(shù)字化。

1.1 記錄方式的數(shù)字化與載體的數(shù)據(jù)化

隨著計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)的記錄方式發(fā)生了巨大的變革：文字、圖表、影像等逐漸“具象化”為人類社會(huì)記錄的表現(xiàn)形式，而人類社會(huì)真正原始的記錄方式逐漸數(shù)字化，而存在形式更加的虛擬化（與其載體的相對(duì)獨(dú)立）。數(shù)據(jù)這類由計(jì)算機(jī)編譯和處理的數(shù)字化編碼成為符號(hào)、文字、圖像等信息資源的表現(xiàn)形式和數(shù)字環(huán)境下社會(huì)記錄的主要載體。

1.2 檔案來(lái)源和構(gòu)成的數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案理論認(rèn)為，檔案最主要來(lái)源于文書（文件），是將能夠真實(shí)反映社會(huì)活動(dòng)，具有原始記錄性的辦結(jié)文件，按照一定歷史聯(lián)系加以整理后保存。在數(shù)字環(huán)境下，具有原始記錄性能夠反映社會(huì)活動(dòng)的已不再是文書，而是各類數(shù)字化的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、物聯(lián)網(wǎng)、社交通訊平臺(tái)等產(chǎn)生、傳輸和存儲(chǔ)的原生數(shù)據(jù)。因此，數(shù)字環(huán)境下，（原生）數(shù)據(jù)更滿足檔案的原始記錄性特征，而且在真實(shí)性、完整性上更加符合檔案的來(lái)源與構(gòu)成。

1.3 檔案管理工作實(shí)踐的數(shù)字化

數(shù)字化環(huán)境下，真實(shí)、原始且具有直接形成的（原生）數(shù)據(jù)本身是一個(gè)整體的且相對(duì)關(guān)聯(lián)的形式存在，無(wú)法從時(shí)間、價(jià)值、保管等維度去分析和認(rèn)識(shí)和闡釋，其價(jià)值實(shí)現(xiàn)依賴于數(shù)據(jù)實(shí)體、算法等，活躍度是衡量其數(shù)據(jù)價(jià)值的重要指標(biāo)。因此教條式套用現(xiàn)行的檔案管理理論如文件連續(xù)體理論、新來(lái)源觀、職能鑒定論等去闡釋和理解，或者用傳統(tǒng)檔案管理方法去管理，很有可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理上的混亂。

2  數(shù)字環(huán)境下亟需檔案管理理論的重塑

在傳統(tǒng)檔案管理理論或修正理論影響下，我們可以應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案業(yè)務(wù)流程信息化和部分類型電子文件管理等早期數(shù)字變革的挑戰(zhàn)。近十年來(lái)，隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、智慧城市（“云物移大智”）等新技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，致使我們所面對(duì)的“數(shù)據(jù)”發(fā)生了改變，“各領(lǐng)域中的傳統(tǒng)理念、理論、方法、技術(shù)、工具等無(wú)法處理‘這種’變化了的新數(shù)據(jù)；最終結(jié)果是各學(xué)科需要重新認(rèn)識(shí)‘?dāng)?shù)據(jù)’，并必須在認(rèn)識(shí)論和方法論層次上重寫自己學(xué)科領(lǐng)域的‘知識(shí)’?！?sup style="color: rgb(178, 178, 178);letter-spacing: 0.578px">[2^]

3  數(shù)字環(huán)境下檔案整體管理理念及其闡釋

數(shù)字環(huán)境下檔案整體管理理念是將各類數(shù)字化的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、交易系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、社交通訊平臺(tái)等產(chǎn)生的完整的原生數(shù)據(jù)視為整體，以數(shù)字鏡像或數(shù)據(jù)遷移方式重構(gòu)其完整的數(shù)據(jù)體，通過(guò)歸檔中間件和元數(shù)據(jù)管理方案實(shí)現(xiàn)可追溯（可追溯性）、映射反映（可關(guān)聯(lián)性）和時(shí)間維度管理，形成數(shù)據(jù)檔案整體，并基于數(shù)據(jù)檔案整體進(jìn)行應(yīng)用化開發(fā)（可理解性），從可追溯性、可關(guān)聯(lián)性、可理解性^[3]三個(gè)維度上應(yīng)對(duì)數(shù)字環(huán)境下檔案管理挑戰(zhàn)。

3.1 原生數(shù)據(jù)更具有檔案對(duì)象特征

原生數(shù)據(jù)是指這類社會(huì)活動(dòng)中由各種系統(tǒng)、設(shè)備和機(jī)器直接記錄和形成的原始數(shù)據(jù)，不依賴于現(xiàn)有數(shù)據(jù)而產(chǎn)生。因此更加符合檔案原始記錄性特征。而且，一個(gè)完整的原生數(shù)據(jù)其更符合數(shù)字環(huán)境下檔案來(lái)源原則對(duì)完整性及其有機(jī)聯(lián)系的要求。

3.2 整體管理理念是數(shù)字化環(huán)境下檔案管理的核心

整體觀是復(fù)雜科學(xué)管理的核心^[4]。在數(shù)字環(huán)境下，檔案本身就是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，包含不同內(nèi)容、介質(zhì)、形式和管理要求的大量的信息和數(shù)據(jù)，將復(fù)雜科學(xué)管理的理念和方法引入檔案學(xué)領(lǐng)域，是數(shù)字環(huán)境下檔案學(xué)理論和實(shí)踐的必然要求。

“維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理工作的基本要求”^[5]。面對(duì)數(shù)字環(huán)境下形成和采集的社會(huì)記錄數(shù)據(jù)化的改變，檔案管理更應(yīng)要堅(jiān)持整體觀，遵循數(shù)字環(huán)境下檔案的形成規(guī)律，維護(hù)能夠全面、真實(shí)記錄和反映社會(huì)活動(dòng)的原生數(shù)據(jù)及其構(gòu)成的完整性和關(guān)聯(lián)性，確保從人們生產(chǎn)、生活、業(yè)務(wù)等社會(huì)活動(dòng)中采集和形成的原生數(shù)據(jù)能夠安全、有序進(jìn)行管理和科學(xué)、有效得以開發(fā)應(yīng)用。

數(shù)字環(huán)境下，應(yīng)以整體保管理念應(yīng)對(duì)技術(shù)更新迭代、數(shù)據(jù)的高度積累和數(shù)據(jù)類型的復(fù)雜性導(dǎo)致檔案保管對(duì)象的復(fù)雜性。更為主要的是，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)來(lái)源體系性和結(jié)構(gòu)性特點(diǎn)，使其無(wú)法輕易分割，或形成巨大的分割成本（檔案鑒定系統(tǒng)復(fù)雜度、算力成本等），因此保證數(shù)據(jù)及其結(jié)構(gòu)的完整性是數(shù)字環(huán)境下檔案管理的基本任務(wù)之一。

3.3 數(shù)據(jù)鏡像與重構(gòu)是數(shù)字環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案整體管理的有效方法與途徑

檔案語(yǔ)義環(huán)境下的數(shù)據(jù)鏡像需要解決的是數(shù)據(jù)的原始性、可靠性、完整性問(wèn)題。數(shù)據(jù)鏡像技術(shù)雖然多用于數(shù)據(jù)備份、遷移或容災(zāi)備份等方面，但是通過(guò)建構(gòu)與更新與之相適應(yīng)的檔案元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)（如完善數(shù)據(jù)時(shí)間特征、溯源、映射、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、可擴(kuò)展等），提高元數(shù)據(jù)的互操作性^[6]，結(jié)合檔案原生數(shù)據(jù)源全鏈?zhǔn)焦芾砝砟睿瑯?gòu)建檔案本體數(shù)據(jù)層面的鏈接管理^[4]，數(shù)據(jù)鏡像必將成為數(shù)字環(huán)境下檔案整體管理的有效方法與途徑。

檔案語(yǔ)義環(huán)境下的數(shù)據(jù)重構(gòu)需要解決的數(shù)據(jù)的可用性問(wèn)題。數(shù)據(jù)重構(gòu)是一種重要的數(shù)據(jù)處理過(guò)程方法，通過(guò)數(shù)據(jù)重構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)空間數(shù)據(jù)在結(jié)構(gòu)、格式、類型上的統(tǒng)一，以及多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的連接與融合，從而提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和價(jià)值，為數(shù)據(jù)應(yīng)用開發(fā)奠定基礎(chǔ)。簡(jiǎn)言之，將數(shù)據(jù)重構(gòu)方法引入數(shù)字環(huán)境下檔案整體管理，既是檔案去粗取精、去偽存真、去繁就簡(jiǎn)管理工作的需要，也是開展數(shù)據(jù)清洗、提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)可視化以及檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用開發(fā)的有效過(guò)程方法。

4  數(shù)字環(huán)境下檔案資源整體開發(fā)與利用的邏輯

維護(hù)數(shù)據(jù)的原始性、歷史性、可靠性、完整性、可用性是數(shù)字環(huán)境下檔案整體管理理念的核心和價(jià)值所在，也是實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)與利用的基礎(chǔ)和前提?，F(xiàn)階段任務(wù)指向是發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)核心價(jià)值優(yōu)勢(shì)，為人工智能、智慧應(yīng)用提供數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和支撐。當(dāng)前所要解決的問(wèn)題是，檔案資源整體開發(fā)與利用需要解決的是檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。

首先，建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的檔案資源整體語(yǔ)義描述框架，對(duì)檔案資源實(shí)體、屬性、關(guān)系、特征等進(jìn)行可擴(kuò)展的語(yǔ)義描述和標(biāo)識(shí)，解決大量異構(gòu)分布式檔案問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)、館際檔案資源的關(guān)聯(lián)與共享^[7]。

其次，按照中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)的《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》，積極融入數(shù)字資源體系建設(shè)，建設(shè)以檔案館為主體的廣泛接入、跨域分布協(xié)同、全程合規(guī)管控^[8]的網(wǎng)絡(luò)化檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)。

第三，基于檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)開展面向服務(wù)的應(yīng)用研究與產(chǎn)品開發(fā)，比如不同行業(yè)領(lǐng)域的檔案數(shù)據(jù)可視化、可信服務(wù)認(rèn)證、面向民生對(duì)的檔案服務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景、檔案AI大語(yǔ)言模型、檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)產(chǎn)品等。

數(shù)字環(huán)境下檔案資源整理開發(fā)與利用最終是要按照“原始數(shù)據(jù)不出域，數(shù)據(jù)可用不可見，用途可控可計(jì)量”^[9]的應(yīng)用模式，打破檔案數(shù)據(jù)孤島，實(shí)現(xiàn)資源整合和檔案數(shù)據(jù)要素的流通，發(fā)揮檔案歷史價(jià)值、記錄價(jià)值和數(shù)據(jù)價(jià)值。

5  結(jié)語(yǔ)

數(shù)字環(huán)境下面向數(shù)據(jù)的檔案整體管理依賴于高度自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的工作體系，其本身是基于“數(shù)據(jù)+算力+算法”所構(gòu)建的，具有自我感知、分析、決策和精準(zhǔn)執(zhí)行能力的閉環(huán)工作體系。檔案工作者將得以從傳統(tǒng)檔案工作環(huán)境下解放出來(lái)，將更多的精力投注在專業(yè)技術(shù)能力提升、服務(wù)應(yīng)用開發(fā)與知識(shí)生產(chǎn)上。面對(duì)數(shù)字化管理環(huán)境和檔案發(fā)展要求，檔案工作者不僅僅是數(shù)字時(shí)代社會(huì)歷史記錄的管理者，更將成為數(shù)字時(shí)代信息和知識(shí)的生產(chǎn)者、服務(wù)者。

參考文獻(xiàn)